Die Herausforderung eines jeden Projektmanager:in ist es eine Idee im Kopf in ein sichtbares und vor allem für alle verständliches Projekt umzuwandeln. Alles beginnt mit dem Nachdenken über das Wann, Was und mit Welchem Ziel? Wofür und Was bleibt nach Abschluss?

Ein:e Projektmanager:in ist deswegen gleichzeitig auch eine Art gesellschaftliche:r Übersetzer:in. Denn es ist seine/ihre Aufgabe das Projekt für jeden nachvollziehbar, klar und interessant darzustellen. Sei es für den potenziellen Partner:in, den Sponsor:in, Gast:in oder im eigenen Team. Daher ist Kommunikation und ihre Anpassung beim Projektmanagement besonders wichtig.

Denn ein ist sicher: nur wenn wir in der jeweiligen Sprache unseres Gegenübers das Projekt vorstellen können, gewinnen wir seine Aufmerksamkeit und können von einer großen Reichweite im weiteren Verlauf ausgehen.

Meistens scheitern Projekte an fehlender Konzeption. In der Praxis wird die meiste Kraft des Projektmanagements in der Umsetzung und der Erfolgsmessung gesehen. Genau das erschwert aber leider oft die Projektführung und das ergebnisorientierte Arbeiten.

Denn: Wer sich nicht genug Zeit für Konzeption, Partnerakquise und Planung Öffentlichkeitsarbeit nimmt, wird bei der Umsetzung schnell merken, dass die Basis fehlt. So beschäftigt man sich während der Umsetzung ständig mit Nacharbeiten, Adjustieren und das Projekt neu zu definieren.
Meist merkt das Projektteam es daran, dass man auf die Fragen der Partner, der Protagonisten oder auch der Auftraggeber nicht antworten kann oder bei geringem Widerstand im Projekt nicht gefestigt genug ist, um flexibel agieren und reagieren zu können.

Bei der Umsetzung eines Projekts ist ein gut durchdachter und alle Themen integrierender Projektplan das Element, welches das Team, Partner und Arbeitsprozesse zusammenhält.

Daher ist es wichtig für die Projektplanung und deren Ausformulierung viel Zeit einzuplanen. Was zunächst als Last empfunden wird – man will ja schnell loslegen – wird bei der Umsetzung zum Anker des Prozesses. Denn ein gut durchdachter, alle Ziele, Sichtweisen und Elemente integrierender Plan – der bestenfalls für alle betroffenen Personen visualisiert wurde, ist der Schlüssel zur schnellen, unterbrechungslosen und risikominimierten Umsetzung.

5 Fragen, die sich jede:r vor einer Projektplanung beantworten sollte:

– Warum möchte ich dieses Thema behandeln?

– Mit welchem Ziel plane ich das Projekt?

– Wen sollte mein Projekt erreichen?

– Was sollte nach dem Projekt bleiben?

– Wie kann ich das erreichen?

Transparente Kommunikation zwischen der Projektleitung und den Teammitgliedern ist der Schlüssel zum nachhaltigen Arbeiten. Man umgeht damit Mehr- und Doppelte Arbeit.

Warum sind s.g. Soft Skills beim nachhaltigen Projektmanagement wichtig?

Ein Projekt setzt sich meist aus unterschiedlichen Partnern, diversen Themen und vielschichtigen Prozessen zusammen.

Daher ist es wichtig bei der Zusammensetzung eines Projektteams auf folgende Kompetenzen zu achten: Partnerfokussierte Kommunikation, Interesse für das Thema, Fähigkeit komplex zu denken und gleichzeitig alle Bereiche des angenommenen Projektes zu beachten.

Wir empfehlen bei der Projektabrechnung:

1. Bereits während der Planung genau abklären was als Bericht und Nachweis vorliegen muss
2. Nachweise und Rechnungen während der gesamten Projektphase im Monatsrythmus sammeln und prüfen
3. Vor der offiziellen Abgabe zur Vorprüfung senden

Natürlich nicht!

Denn das bedeutet vor allem: Ziele so definieren, dass diese einen langfristigen Mehrwert in Ihrer Branche bzw. dem Arbeitsbereich oder gar darüber hinaus haben.

Die drei wichtigsten Voraussetzungen dafür sind:

– Mehr Zeit für die Validierung des Vorhabens

– Klare Ziele und deren Mehrwert für das Unternehmen/die Branche formulieren

– Transparent im Team und mit Stakeholdern kommunizieren

Um gute und nachhaltige Partnerschaften aufzubauen, müssen wir schon in der Projektfindungsphase alle gleichwertig und transparent in das Vorhaben integrieren. Im Einzelnen heißt das:

• Jede:r Partner:in kennt seine Rolle und Beitrag im Projekt
• Fühlt sich eingebunden
• Wird bei allen relevanten Entscheidungen eingebunden
• Und bei Änderungen in Prozessen oder Anpassungen von Inhalten informiert oder zu Rate gezogen

Natürlich gibt es immer mehr und weniger involvierte Partner:innen, dennoch sollte sich jeder in seiner Rolle wohl und eingebunden fühlen.
Zusammengefasst, ist es wichtig:

• Organisationsbezogene Ziele formulieren, damit diese auch nach Projektende für Sie nutzbar sind
• Transparent im Team und mit Partnern kommunizieren, um die Arbeit so effektiv wie möglich zu gestalten
• Stetig evaluieren, um trotz sich ggf. ändernden äußeren oder inneren Gegebenheiten Projekte zielorientiert umzusetzen
• Konstruktive Fehlerkultur ermöglichen, um aus Fehleinschätzungen und falschen Entscheidungen das Beste für das Projekt und Team rauszuziehen und es nutzen zu lernen
• Stärken nutzen, da nur ein starkes Netzwerk die im Projekt entstandenen Ideen weitertragen und ermöglichen kann